Zarządzeniem wójta gminy w 2008 roku ustalone zostały procedury wewnętrznej kontroli finansowej w urzędzie gminy, w oparciu o ustawę z 30.6.2005 r. o finansach publicznych, z uwzględnieniem określonych w komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z 30.6.2006 r. standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. Zarządzenie wójta obejmuje: postanowienia ogólne procedur kontroli finansowej; pobieranie i gromadzenie środków publicznych; wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków środków publicznych oraz udzielania zamówień publicznych; gospodarowanie mieniem; zasady dokonywania zwrotu nadpłat w podatkach, opłatach i innych należnościach; środowisko systemu kontroli wewnętrznej. Czy w świetle nowej ustawy o finansach publicznych nadal mogą obowiązywać ww. procedury kontroli i czy mogą być elementem składowym kontroli zarządczej?  czytaj więcej »

Czy kontrola zarządcza nie stanowi przeszkody w zarządzaniu procesowym w sektorze finansów publicznych?  czytaj więcej »

Referat Audytu Wewnętrznego i Kontroli w Starostwie Powiatowym powstał w 2007 roku. Audytor wykonuje swoje czynności na podstawie rocznego planu audytu, natomiast kontrolerzy na podstawie rocznego planu kontroli obejmującego swym zakresem wszystkie jednostki organizacyjne powiatu. Zostały również przyjęte wewnętrzne regulacje odnoszące się do kontroli i do obowiązków i uprawnień audytu wewnętrznego. w celu uzyskania zgodności z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego (Standard 2050) audytor wewnętrzny jest zarządzającym komórką, która scala funkcję audytu wew. i kontroli (prace związane z audytem wykonuje audytor zatrudniony na pełny etat, natomiast kontrola prowadzona jest przez dwóch inspektorów zatrudnionych na pełne etaty).Czy w świetle przepisów nowej ustawy o finanach publicznych ma rację bytu taka połączona komórka?   czytaj więcej »

Czy jednostka budżetowa, w której zarządzeniem kierownika jednostki wdrożony został system zarządzania jakością ISO 9001:2001, jest zobowiązana do wprowadzenia odrębnym zarządzeniem procedur kontroli finansowej?  czytaj więcej »

Jednostka sektora finansów publicznych świadczy usługi podmiotowi prywatnemu i otrzymuje za usługę odpowiednie wynagrodzenie. Wykonanie usług wiąże się z zakupem odpowiednich materiałów i zatrudnieniem podwykonawców. Czy w takim przypadku uzyskane środki pieniężne należy traktować (wydatkować) jako środki publiczne? Czy wykonując usługę konieczne jest  stosowanie  przepisów Prawa zamówień publicznych, skoro jednostka otrzymała na ten cel zaliczkę od podmiotu prywatnego?  czytaj więcej »

Kto może  wykonać  usługę audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach SPO RZL?   czytaj więcej »

Charakterystyka firmy: •    administracja rządowa, •    nie posiadająca osobowości prawnej, •    nie prowadząca działalności gospodarczej, •    finansowana z budżetu państwa.Opis problemu:Przed 1999 r. wszystkie sprawy związane z księgowością, ewidencję środków trwałych i innych prowadziła jednostka nadrzędna. W 1999 r. w wyniku zmiany przepisów prowadzenie pełnej księgowości zaczęło spoczywać na mojej firmie. Pracująca tutaj osoba z 22-letnim doświadczeniem, która wcześniej zajmowała się jedynie sporządzaniem sprawozdań itp. (generalnie wykonywaniem poleceń jednostki nadrzędnej), jak się okazuje po awansowaniu jej na główną księgową nie poradziła z tym sobie. Tzn. sprawy płacowe można powiedzieć, że prowadzone były jeszcze jako tako, ale inne zagadnienia np. księgi inwentarzowe oraz wszelkie ewidencje środków trwałych i innych prowadzone były bardzo chaotycznie. W związku z tym, że w 2007 r. główna księgowa zaplanowała przejście na emeryturę, w kwietniu 2007 r. zatrudniono nową księgową, która przez jakiś czas współpracowała ze starą księgową, która miała ją wprowadzić we wszystkie sprawy. Jednak zrobiła to w taki sposób, że dopiero po jej odejściu nowa księgowa zorientowała się na czym stoi. Dodać należy, że poprzednia księgowa zwolniona została z pracy bez karty obiegowej i protokołu zdawczo-odbiorczego (dotyczącego dokumentacji księgowej). Wobec czego obecnie okazało się że: brak jest niektórych ksiąg inwentarzowych – np. środki trwałe; podjęto próbę ich odtworzenia, jednak okazało się, że na wiele pozycji, które w wyniku spisu z natury występują fizycznie, brakuje dokumentów zakupu; raz w roku robiona była inwentaryzacja majątku, ale w chwili obecnej nie można dotrzeć do tych dokumentów bo zaginęły; okazało się że od kilku lat nie były zdawane do archiwum dokumenty z księgowości; analiza dokumentów, które udało się odnaleźć pokazuje, że np. faktury nie są w żaden sposób opisane, a w dokumentach panuje ogólnie chaos; brakuje bilansu otwarcia i zamknięcia za poprzednie lata; stara księgowa po wielu naleganiach sporządziła jedynie bilans zamknięcia za 2006 r.; wiele prób kontaktu ze stara księgową i prośby o ewentualne oddanie jakichkolwiek materiałów, które mogą być jeszcze w jej posiadaniu zakończyły się niepowodzeniem, wobec czego istnieje prawdopodobieństwo, że tych dokumentów już nie ma, a z nią nie da się w racjonalny sposób rozmawiać; we wrześniu 2008 r. zmienił się szef firmy, gdyż poprzedni awansował do jednostki nadrzędnej; rozmowa z nim na temat nieprawidłowości do jakich doszło, skończyła się tym, iż powiedział że miało to miejsce w czasach gdy to on kierował firmą i tylko jego to obciąża; przypuszczałem po rozmowie z księgową, że da się to uzupełnić, a miałem nadzieję, że są przynajmniej rachunki, na podstawie których będzie to możliwe; byłem i jestem zwolennikiem naprawienia tego w ramach firmy, jednak w chwili obecnej mam wątpliwości czy jest to możliwe i przede wszystkim czy legalne; nie przypuszczam i nie podejrzewam, że mogło dojść do wyprowadzenia pieniędzy z firmy. Wobec tego pojawiają się pytania:1.    Czy jest możliwe legalne naprawienie tego w ramach firmy?2.    Co z wyceną majątku w przypadku braku faktur zakupu?3.    Czy powinienem kogoś o tym poinformować? (wolałbym naprawić to we własnym zakresie)4.    Czy w kontekście tego wszystkiego i tego, że ludzie, którzy też w pewnym stopniu przyczynili się do tego stanu rzeczy nadal pracują, należałoby zrobić audyt zewnętrzny.   czytaj więcej »

Jednostka, w której pracuję ma mieć kontrolowane 5% wydatków w oświacie, na czym polega ta kontrola? Kontrolę ma przeprowadzić zewnętrzna firma. Czy będzie to audyt?  czytaj więcej »

Jak, zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego prawidłowo realizować działalność doradczą audytu wewnętrznego?  czytaj więcej »

Czy kontrola 5% zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych odnosi się również do kontroli dotacji  udzielanych organizacjom pozarządowym? Mając na względzie dyspozycję art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, że jest to kontrola 5% wydatków jednostek podległych organizacyjnych. Pytanie brzmi czy stanowisko ds. kontroli finansowej (utworzone do wykonywania zadań zgodnych z art. 187 ust 3 ust. o finansach publicznych) może sprawdzać dotacje udzielone organizacjom pozarządowym, tzn. opierać się nie tylko na dokumentach znajdujących się  w Starostwie, ale iść do tych organizacji i przeglądać ich dokumentację. Na jakiej podstawie - jeżeli w ogóle można - należy dokonywać tych kontroli? Podkreślam jeszcze raz - jesteśmy powołani do kontroli finansowej 5% wydatków jednostek podległych organizacyjnie.  czytaj więcej »

Pytanie stanowi kontynuację pytania, na które bardzo wyczerpująco udzieliła odpowiedzi Pani Ewa Sławińska – Tomtała. Treść wcześniej zadanego pytania brzmiała: „Czy kontrola 5%, zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, odnosi się również do kontroli udzielanych dotacji organizacjom pozarządowym, mając na względzie dyspozycję art.187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych, że jest to kontrola 5% wydatków jednostek podległych organizacyjnych? Czy osoba  na stanowisku ds. kontroli finansowej (stanowisko to jest utworzone do wykonywania zadań zgodnych z art.187 ust.3 ustawy o finansach publicznych) może sprawdzać dotację udzielone organizacjom pozarządowym, tzn. opierać się nie tylko na dokumentach znajdujących się w Starostwie, ale iść do tych organizacji i przeglądać ich dokumentację? Na jakiej podstawie należy, jeżeli w ogóle można, dokonywać takich kontroli? Podkreślam raz jeszcze, że jesteśmy powołani do kontroli finansowej 5% wydatków jednostek podległych organizacyjnie.” Dalsza część pytania Czy to kontrola 5%, o której mowa wyżej może dokonywać kontroli udzielanych dotacji po realizacji zadania, tzn. zadanie wynikające z udzielonej dotacji zostanie zrealizowane i samodzielna komórka ds. kontroli finansowej dosłownie pójdzie do danej organizacji pozarządowej i dokona sprawdzenia faktur/rachunków. Następnie, gdy protokół kontroli sporządzony przez w/w komórkę wskaże, że są nieprawidłowości to Wydział finansowy nie rozliczy dotacji. Natomiast, gdy dotacja została wydatkowana zgodnie z ofertą stanowiącą załącznik do umowy zostanie rozliczona, tzn. zaksięgowana w księgach rachunkowych. Należy podkreślić, że do tej pory sprawdzaliśmy (komórka kontroli finansowej) wydatki Starostwa Powiatowego – Wydział Finansowy, między innymi były to również dotację udzielane organizacją pozarządowym. Kontroli poddawano prawidłowość sprawozdania z wykonanego zadania, prawidłowość kontroli merytorycznego wydziału, tóry przyjmował wymaganą dokumentację wskazującą na rozliczenie zadania oraz prawidłowość kontroli formalno – rachunkowej.Skarbnik stoi jednak na stanowisku, że to komórka kontroli finansowej powinna dokonywać kontroli dotacji, a Wydział Finansowy dokona rozliczenia tej dotacji poprzez jej zaksięgowanie. Uważa również, że biorąc do kontroli te dotacje będziemy mieli „dwa w jednym”, tzn. skontrolujemy dotację i wywiążemy się z kontroli 5% wydatków zgodnie z art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.Naszym zdaniem, nie wywiążemy się w ten sposób z obowiązku wynikającego z art. 187 ust.3 ustawy o finansach publicznych, ponieważ my mamy kontrolować m.in. wydatki Starostwa Powiatowego – Wydział Finansowy, a nie dokonywać kontroli samych dotacji udzielonych przez Zarząd.W przypadku, gdy my będziemy kontrolować realizację zadań wynikających z umów o udzielone dotacje po zakończeniu zadania (otrzymamy wówczas upoważnienie do kontroli wynikające z zawartej umowy z organizacją pozarządową) to my de facto dokonujemy jej rozliczenia (gdyż, gdy my w protokole napiszemy, że wydatkowana jest zgodnie z umową to Wydział Finansowy ją rozliczy i zaksięguje , a w przeciwnym wypadku nie zostanie rozliczona).Następnie zgodnie z art. 187 ust. 3 o finansach publicznych będziemy dokonywać kontroli 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Jedną z takich jednostek jest także Starostwo Powiatowe – Wydział Finansowy. Biorąc do kontroli wydatki znajdą się wśród nich również dotację udzielone organizacjom pozarządowym. W takim wypadku sprawdzać będziemy samych siebie. A co z niezależnością kontroli i obiektywizmem? W regulaminach wewnętrznych są zapisy, że nad rozliczeniem dotacji czuwają wydział merytoryczny, który monitorował cały proces udzielonej dotacji i wydział finansowy, który czuwa nad prawidłowością finansową rozliczenia.   czytaj więcej »

Czy krajowe standardy audytu wewnętrznego, które były ogłoszone w Komunikacie Nr 2/2003 Ministra Finansów są jeszcze aktualne i wykorzystywane w pracy audytorów?  czytaj więcej »

Czy głównym celem zadania audytowego może być wykrycie nieprawidłowości w badanym obszarze?  czytaj więcej »

Jak przygotować jednostkę do wdrożenia systemu kontroli zarządczej?  czytaj więcej »