Państwowe i samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, a także państwowe i samorządowe instytucje kultury mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczen socjalnych. Jak przygotować regulamin z tym związany? Jak obliczyć odpis podstawowy? Jakie osoby są uprawnione do korzystania z funduszu? Jakie świadczenia urlopowe przysługują nauczycielom? Na jakie cele można przeznaczyć środki z funduszu? To wszystko wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

W zakresie druków ścisłego zarachowania obowiązuje specjalna ewidencja i kontrola, mająca zapobiegać ewentualnym nadużyciom, wynikającym z ich stosowania. Jak sporządzić instrukcję w sprawie gospodarowania tymi drukami wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Przedstawiony wzór instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania i dokumentowania kontroli resortowej oparty został na założeniach wynikających z ustawy o kontroli w administracji rządowej. Opracowano go dla komórki kontroli resortowej składającej się z kilku pracowników i posiadającej osobę, która zarządza komórką – kierownika komórki. Instrukcja odnosi się do kwestii, które ustawodawca pozostawił do decyzji kierowników jednostek kontrolujących, ograniczono jedynie powtarzanie zapisów ustawowych jako powszechnie obowiązujących. Zatem w instrukcji uregulowano procedury: procesu planowania rocznego, przygotowania programu kontroli, dokumentowania procesu i wyników kontroli.  czytaj więcej »

Obowiązujące przepisy prawne określają zasady zwrotu nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, czyli zaliczki alimentacyjnej i świadczeń z funduszu alimentacyjnego. Rodzaje dokumentów i ich obieg określają w jednostkach organizacyjnych procedury wewnętrzne – instrukcje. Ich wzory przedstawiamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych, przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Zakup jakiego rodzaju okularów może być finansowany przez pracodawcę? Jak określić wysokość środków finansowych przeznaczonych na ten cel?  Czy pracodawca może sfinansować wymianę okularów korygujących? To wszystko powinno być ujęte w wewnętrznych uregulowaniach pracodawcy, np. w formie instrukcji. Jak sporządzić instrukcję dotyczącą zakupu okularów korygujących wzrok wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wszelkie zasady związane z kosztami przejazdu zagranicę, doborem środków transportu, ryczałtów, noclegów powinny być zapisane w instrukcji w sprawie zagranicznych wyjazdów służbowyc, której wzór przedstawiamy w poniższym artykule. Pokazujemy tutaj również wzory zagranicznych delegacji służbowych, zlecenia płatniczego, potwierdzenia odbioru dewiz oraz rachunku kosztów podróży.   czytaj więcej »

Majątek jednostki powinien być odpowiednio ewidencjonowany i chroniony. Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, których ochronie składniki te powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem. Aby tak było, konieczne jest ustalenie komu, na jakich zasadach i w jaki sposób dane składniki się powierza. Jak przygotować instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym? Jakie są zasady odpowiedzialności za powierzone mienie? To wszystko wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Kierownik jednostki organizacyjnej urzędu powinien przejrzyście i precyzyjnie określić cały tryb postępowania ze złożonym dokumentem – od momentu jego złożenia do chwili wydania orzeczenia kończącego sprawę.  Procedury z tym związane powinny być opisane w instrukcji kancelaryjnej.  Jak przygotować zarządzenie wprowadzające tą instrukcję oraz sporządzić taką instrukcję wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Najpoważniejszym błędem, jaki można popełnić w procesie definiowania zasad etyki, jest traktowanie tego dokumentu jako celu samego w sobie, ponieważ tak stanowią standardy kontroli zarządczej. Zatem warto spojrzeć na ten proces poprzez praktyczny wymiar i uświadomić sobie, że w wielu sytuacjach kodeks etyki może poprawić atmosferę pracy, ograniczyć sytuacje budzące wątpliwości z punktu widzenia standardów etycznych, a także stanowić niezbędne narzędzie dyscyplinujące w stosunku do pracowników i kadry kierowniczej, których zachowania naruszają standardy etyczne przyjęte w danej organizacji. Jak stworzyć kodeks etyki w jednostkach finansów publicznych pokazujemy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

System kontroli zarządczej składają się różne w swym charakterze czynności analityczne, planistyczne, decyzje indywidualne, ustalanie regulacji wewnętrznych, rozstrzygnięcia o charakterze bieżącym, operacyjnym itp. Kształt tego systemu określany jest przez stopień skomplikowania struktury organizacyjnej jednostki sektora finansów publicznych, zakres i specyfikę wykonywanych zadań, jak również treść regulacji prawnych wyznaczających zasady i sposób realizacji tych zadań. Wszystkie te uwarunkowania mają wpływ na treść regulaminu organizacyjnego danej jednostki. Jak sporządzić regulamin organizacyjny jednostki uwzględniający wymogi kontroli zarządczej wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Istotne znaczenie dla prawidłowości działania jednostki ma prawidłowe przechowywanie dokumentów w składnicy akt lub w archiwum zakładowym. Jakie są zasady postępowania z materiałami archiwalnymi? Jak wygląda wykaz akt typowych? Jakie są zasady brakowania dokumentacji? Jak uporządkować i opisać akta? Jak prowadzić ewidencję materiałów archiwalnych? Jakie są zasady archiwizowania dokumentów elektronicznych? Jaki jest sposób postępowania z metadanymi i z dokumentami ewidencjonowanymi? Gdzie tworzy się archiwa zakładowe i składnice akt? To wszystko wyjaśniamy w poniższym artykule. Ponadto przedstawiamy wzór instrukcji o archiwum zakładowym oraz towarzyszące jej załączniki.  czytaj więcej »

Zaproponowany wzór zarządzenia w sprawie systemu kontroli zarządczej w jednostce został opracowany z myślą o wskazaniu podstawowych zasad obowiązujących w danej jednostce, zapewniających wypełnienie wytycznych standardowych, i odwołaniu się do istniejących wewnętrznych procedur. Zrezygnowano we wzorze z przywoływania konkretnych zarządzeń (dat wydania, ich numerów) z uwagi na fakt, że jakakolwiek zmiana w wewnętrznych uregulowaniach będzie wymuszać zmianę przedmiotowego zarządzenia. W projekcie zawarto raczej podstawowe, niezbędne uregulowania, które bez względu na modyfikację wewnętrznych uregulowań będą musiały być uwzględnione.  czytaj więcej »

Każda jednostka sektora finansów publicznych zobowiązana jest do uregulowania wewnętrznych zasad (polityki) rachunkowości. Wśród nich opisuje się również sposób postępowania z dokumentami, które zawierają informacje przekształcone w systemie księgowym w dane, będące zapisami w odpowiednich ewidencjach systemu rachunkowości. Przekształcenie informacji w zapisy powstaje w systemie przetwarzania danych, czyli w ramach obiegu dokumentów. Jak sporządzić instrukcję obiegu i kontroli dowodów księgowych wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »

Kontrola wewnętrzna ma na celu zweryfikowanie poprawności funkcjonowania istniejących w jednostce procedur.  Podstawowym celem przeprowadzenia kontroli instytucjonalnej jest ocena działalności jednostki kontrolowanej dokonana na podstawie ustalonego stanu faktycznego przy zastosowaniu przyjętych kryteriów kontroli. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości celem kontroli będzie również ustalenie zakresu nieprawidłowości, ich przyczyn i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych, a także sformułowanie zaleceń zmierzających do usunięcia nieprawidłowości. W załączniku do niniejszego artykułu przedstawiamy  wzór regulaminu kontroli wewnętrznej, w którym określono przede wszystkim sposób i tryb przeprowadzenia instytucjonalnej kontroli wewnętrznej w wewnątrz jednostki. Zatem ten wzór nie ma zastosowania do kontroli podmiotów podległych i nadzorowanych. Wzór regulaminu kontroli wewnętrznej został opracowany dla komórki kontroli wewnętrznej składającej się z kilku pracowników i posiadającej osobę, która zarządza instytucjonalną kontrolą wewnętrzną – kierownika komórki. W artykule tym przedstawiamy głównie uprawnienia i obowiązki stron uczen uczestniczących w kontroli.  czytaj więcej »

Z informacją publiczną można się zapoznać albo za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej, albo "na wniosek". Organ zobowiązany do udostępniania informacji publicznej nie ma obowiązku pozytywnego zrealizowania wniosku o udostępnienie informacji opublikowanej w BIP. Ustawa o dostępie do informacji publicznej nie wprowadza obowiązku uregulowania procedur udostępniania informacji publicznej w BIP w jednostce. Wskazane jest to jednak ze względu na zapewnienie właściwego wypełnienia obowiązków w zakresie udostępnienia informacji określonego przepisami ustawowymi (w tym właściwe postępowanie pracowników jednostki wobec wnioskodawców, które nie narazi organu na zarzut pozostawania w zwłoce). Zarządzenie powinno uregulować zasady i tryb udostępniania informacji publicznej w Biuletynie Informacji Publicznej Regionalnej – stronie podmiotowej jednostki – z uwzględnieniem wszelkich wewnętrznych i zewnętrznych okoliczności jej funkcjonowania, w szczególności formy prawnej i struktury organizacyjnej. Procedura powinna wyraźnie identyfikować osoby biorące udział w procesie udostępnienia informacji publicznej, w tym w podejmowaniu decyzji w zakresie dostępności takiej informacji dla opinii publicznej. Jakie informacje muszą się znaleźć w BIP? Jakie są terminy związane z publikowaniem tych informacji? Jakie są zasady zatwierdzania tych informacji do publikacji? Jak przygotować zarządzenie w sprawie udostępniania informacji publicznej w BIP? To wszystko wyjaśniamy w poniższym artykule.   czytaj więcej »